SMART WORKING

ASPETTI ORGANIZZATIVI

Il lavoro agile è una novità assoluta nelle organizzazioni esistenti e come tale per raggiungere gli obiettivi che si propone deve essere regolato con procedure chiare e ben definite.

Le procedure di lavoro agile dovrebbero prevedere almeno i seguenti elementi

- individuare quali modalità utilizzare per la definizione degli obiettivi e la rendicontazione delle attività svolte

- prevedere quali tecnologie adottare per condividere in modo sicuro i documenti aziendali;

- prevedere un responsabile per coordinare il lavoratori che operano in lavoro agile;

- favorire l’utilizzo di piattaforme collaborative che consentano in modo chiaro di comprendere il flusso delle attività.


cosa possiamo fare?

>> Analisi della struttura organizzativa per identificare le aree operative da sviluppare in lavoro agile

>> Proporre e definire le funzioni e procedure adatte al lavoro agile

ASPETTI GIUSLAVORISTICI

Il lavoro agile nel panorama normativo italiano.

Il lavoro agile è un istituto disciplinato dal capo II, artt. 18-24, L. n. 81/2017, definito quale “modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato allo scopo di incrementarne la produttività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

Dalla norma di deduce che esso non è un nuovo tipo di contratto di lavoro ma è una modalità di esecuzione del rapporto subordinato in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno (in assenza di una postazione fissa ed entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva).

In particolare esso si caratterizza nel modo seguente :


- la prestazione lavorativa è svolta in parte all’interno dell’azienda ed in parte all’esterno;

- il lavoratore “agile” ha comunque diritto alla parità di trattamento economico e normativo rispetto ai lavoratori svolgenti le medesime mansioni esclusivamente nei locali aziendali;

- il datore di lavoro ha l’obbligo di garantire la salute e la sicurezza del lavoratore “agile” (obbligo di consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza di un’informativa scritta indicante i rischi generali e specifici correlati all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali);

- obbligo del lavoratore “agile” di attenersi alle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro;

- il rapporto di lavoro deve essere necessariamente redatto per scritto tra datore di lavoro e lavoratore ai fini probatori. I rapporto dovrà anche prevedere : (i) l’esercizio del potere di controllo e disciplinare del datore di lavoro, (ii) gli strumenti utilizzati dal lavoratore per lo svolgimento dell’attività, (iii) i tempi di riposo del lavoratore nonché (iv) le misure tecniche e organizzative necessari, e per assicurare la corretta disconnessione del lavoratore dagli strumenti tecnologici lavorativi;

- il testo dell’accordo (con indicazione dei dati del datore di lavoro, del lavoratore, della tipologia di lavoro agile - a tempo indeterminato o determinato - e della durata) dovrà essere caricato mediante la piattaforma informatica sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

EMERGENZA COVID-19

L’emergenza Covid-19 ha indotto il Governo a semplificare la procedura per l’attivazione del lavoro agile rispetto a quella prevista dalla L. n. 81/2017.

Ai fini di ridurre i contagi da coronavirus l’art. 7 DPCM 11 marzo 2020, con riferimento alle attività produttive e professionali, ha raccomandato “il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”

La semplificazione consiste nel ritenere sufficiente, per l’instaurazione del rapporto, la semplice comunicazione via email, con eventuale riferimento al DPCM 1°marzo 2020e successivi, senza richiedere l'accordo individuale scritto tra datore di lavoro e lavoratore.

In caso di comprovate ragioni di forza maggiore, il lavoratore può essere obbligato ad accettare il lavoro agile mentre il datore di lavoro può rifiutarsi di concederlo, se richiesto dal lavoratore (ma è comunque richiesto al datore di lavoro, anche in relazione agli obblighi di sicurezza e tutela della salute ex art. 2087 c.c., di valutare attentamente il numero di lavoratori che necessitano di recarsi fisicamente sul luogo di lavoro per garantire le esigenze organizzative e produttive).

cosa possiamo fare?

>> Analizzare la tipologia di contratto di lavoro esistente e supportare l’azienda nella predisposizione del contratto di lavoro agile adatto alle esigenze riscontrate

IL CONTROLLO DEI LAVORATORI

Il controllo dei lavoratori è disciplinato dall'art. 21 della L.81/2017 che rinvia all’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.

Il comma 3 dell’art. 4 St. Lav. prescrive due condizioni di legittimità per l’utilizzo di impianti destinati al controllo dei lavoratori, sia che si tratti di impianti audiovisivi o altri strumenti di potenziale controllo a distanza sia che si tratti di strumenti di lavoro:

1) che sia data adeguata informazione ai lavoratori, attraverso una policy aziendale che spieghi le modalità d’uso degli strumenti e le modalità dei controlli
2) che sia rispettata la normativa sulla privacy, nel senso che , in mancanza di una policy aziendale adeguata , i dati personali non possono essere utilizzati.


cosa possiamo fare?

>> Predisposizione di procedure di controllo del lavoratore agile nel rispetto della normativa di riferimento

>> Integrazione delle procedure relative alla protezione dei dati personali (gdpr)

>> Supporto per la predisposizione delle misure di protezione che il datore di lavoro deve adottare ai sensi dell’art. 32 del GDPR per proteggere i dati personali dei clienti e per la protezione dei dati aziendali

LA SICUREZZA INFORMATICA

Il datore di lavoro deve svolgere una valutazione dei rischi in materia di sicurezza informatica per comprendere esattamente i rischi operativi sottesi a tale modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.

La valutazione dei rischi riguarderà :

- L’uso appropriato dei dispositivi, di proprietà dell’azienda, appositamente predisposti per una funzionalità remota.
- L’uso appropriato dei dispositivi, di proprietà del lavoratore, appositamente predisposti per la condivisione aziendale.
- L’uso dei dispositivi di memoria esterna (Cd-Rom, DVD, USB, chiavi o schede di memoria, riproduttori MP3, fotocamere digitali, dischi rigidi esterni, etc.) , tutti i dispositivi di memoria esterna contenenti dati sensibili o giudiziari, nonché informazioni riservate ed altre informazioni costituenti know-how aziendale.

In tutti i casi sarà necessaria l’adozione di una specifica policy per l’uso corretto dei dispositivi.

Il rischio considerato sarà valutato considerando i casi di alterazione, smarrimento, furto, distruzione o cancellazione dei dati in essi contenuti.

La mitigazione dei rischi potrà riguardare una o più delle seguenti azioni:

- attivazione di una connessione VPN (ovvero quel tipo di comunicazione in sicurezza tra il dispositivo remoto e l’azienda, attraverso il quale si accede direttamente agli applicativi ed ai dati aziendali.

- l’utilizzo di sistemi di gestione remota del dispositivo, con il quale è possibile connettersi direttamente ad un dispositivo in remoto come fosse presente sul desktop (Teamviewer).


cosa possiamo fare?

>> Verifica e supporto per la predisposizione di un sistema informatico idoneo allo svolgimento delle nuove procedure di lavoro o per il miglioramento / integrazione di quello esistente

>> Analisi e supporto per la necessaria implementazione dei protocolli i sicurezza
conseguenti ai nuovi metodi di lavoro adottati

LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO: CONDIZIONI PARTICOLARI PER IL LAVORO AGILE

I luoghi di lavoro per l’esecuzione della prestazione di lavoro agile richiedono attenzioni particolari necessarie per assicurare che le esigenze connesse alla prestazione lavorativa si concilino con quelle del lavoratore, adottando principi di ragionevolezza

Attività all’aperto

I dispositivi elettronici come tablet e smartphone non sono opportuni pertanto, le attività praticabili sono solamente quelle relative alla lettura di documenti cartacei o comunicazioni telefoniche o tramite servizi VOIP

Attività in luoghi privati “chiusi”

- E’ vietata l’attività in locali tecnici o locali non abitabili (ad es. soffitte, seminterrati, rustici, box);
- E’ obbligatoria un’adeguata disponibilità di servizi igienici e acqua potabile e presenza di impianti a norma;
- Le superfici interne delle pareti devono essere prive di tracce di condensazione permanente (muffe);
- I locali devono avere obbligatoriamente un’ illuminazione naturale diretta, adeguata alla destinazione d'uso e devono essere muniti di idonei impianti di illuminazione;
- Le lampade devono essere collocate in modo tale da evitare abbagliamenti diretti e/o riflessi e la proiezione di ombre che ostacolino il compito visivo mentre si svolge l’attività lavorativa;
- I ricambio d’aria naturale deve essere garantito anche ricorrendo a ventilazione meccanica.

Uso dei dispositivi

In caso di impiego di dispositivi portatili quali tablet e smartphone è richiesto di:

- Lavorare con pause frequenti, limitando il tempo di digitazione continuata;
- Utilizzare questi dispositivi evitando di scrivere o leggere lunghi testi;
- Riposare la mano periodicamente con esercizi di allungamento dei muscoli e del pollice
- Ricordarsi di utilizzare l’auricolare durante le chiamate, evitando di tenere il volume alto.

Requisiti dei locali domestici

Sono richiesti tassativamente:
- L’abitabilità dei locali (divieto d'uso di locali interrati e divieto d'uso di sottotetti/ammezzati che non hanno i requisiti di abitabilità);
- La conformità dell'impianto elettrico;
- La conformità dell'impianto termico;
- La disponibilità di un locale che abbia uno spazio di circa 10 mq, che sia mantenuto in condizioni di igiene adeguata e che abbia un idoneo ricambio d'aria (finestre apribili, ventilazione forzata, ecc.);
- La temperatura dei locali adeguata alle esigenze dell'organismo umano;
- La luminosità naturale e/o artificiale adeguata, evitando riflessi sullo schermo;
- La disponibilità di un piano di lavoro adeguato per accogliere un potatile e un’'eventuale documentazione cartacea
- La seduta idonea a ottenere una postura corretta.


cosa possiamo fare?

>> Assistenza per tutti gli adempimenti relativi alla sicurezza e salute sul lavoro

>> Attività formative necessarie per attuare le nuove procedure e per istruire tutti i partecipanti al progetto

LA FORMAZIONE DEL PERSONALE

Per una buona riuscita del progetto è necessaria una formazione specifica di tutti i partecipanti allo stesso

In particolare :

> Formazione relativa a contenuti specifici e indicazioni operative

- la gestione dello stress relativi alle aree maggiormente legate al benessere
(work-life balance e salute psicofisica)
- indicazioni operative rispetto alle aree legate alle competenze realizzative
( time manager, gestione dell’errore )


> Group coaching

È una modalità formativa che permette di lavorare su temi specifici attraverso l’analisi di casi concreti. Si svolge in piccoli gruppi omogenei per provenienza organizzativa, ha la finalità di analizzare una situazione problematica o di successo, individuare soluzioni o condividere best practices con una modalità predefinita sia negli obiettivi, sia nei tempi che nei risultati attesi.


cosa possiamo fare?

>> Attività formative necessarie per attuare le nuove procedure e per istruire tutti i partecipanti al progetto

corsi disponibili nelle seguenti modalità

- lezione frontale (se consentiti)
- corsi e-learning in remoto (FAD)
- corsi in remoto con aule virtuali

FINANZIAMENTO REGIONALE A FONDO PERDUTO

La Regione Lombardia concede finanziamenti a fondo perduto alle aziende lombarde che realizzano piani di Smart Working.


cosa possiamo fare?

>> Assistenza completa di tutto quanto richiesto dalla Regione Lombardia

- la presentazione della domanda in Regione
- la predisposizione del progetto
- la consulenza e la formazione per la realizzazione del progetto
- la rendicontazione

Software gestionale integrato per:

  • Compliance 231
  • Compliance gdpr
  • Compliance L.190

Un team di professionisti offre un servizio integrato ad aziende o enti pubblici per adeguamento normativo o revisione dei processi aziendali.


Supporto a 360 gradi dalla
rilevazione del fabbisogno
all'emissione dell'attestato

e-learning
aule virtuali

P.IVA: 01666490196

Via Belfuso 13
26100 Cremona (CR)

tel : 0372 1786650
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