GESTIONE DOCUMENTALE

LE INFORMAZIONI E I DOCUMENTI

Ogni organizzazione vive di informazione che è trasmessa da documenti.

L’informazione non è un oggetto, ma una relazione che nasce dall’incontro di un dato oggettivo con l’interpretazione di quel dato da parte di un soggetto.

Il documento è la costante che caratterizza tutti i processi operativi.

Ogni settore produce uno o più documenti.

Le informazioni contenute nei documenti rappresentano un patrimonio importante che deve essere disponibile in modo immediato a tutti coloro debbano attingervi, ovunque essi si trovino ma nel contempo deve essere tutelato nella sua integrità e riservatezza.

Organizzare un sistema di gestione documentale digitale significa creare archivio dalle dimensioni potenzialmente illimitate, che contiene i documenti digitali indicizzati, archiviati e catalogati in modo da poter essere recuperati in modo rapido ed intuitivo.

Il documento digitale elimina totalmente le copie cartacee e firme autografe tradizionali oltre che le email.

UN NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO

La gestione documentale digitale crea necessariamente un nuovo modello organizzativo aziendale.

La forma digitale dei documenti e la loro fruibilità senza limiti di spazio o di tempo comporta un notevole miglioramento della capacità di sviluppare processi veloci ed efficienti.

Il processo documentale potrà supportare al meglio le funzioni aziendali.

Nelle sue tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione si potranno sviluppare delle sotto fasi ognuna caratterizzata da un diverso livello di complessità, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrisponderà un approccio metodologico e prassi operative distinte.

Questo nuovo modello organizzativo potrà essere impostato in modo da promuovere un organizzazione maggiormente integrata e collaborativa sui singoli processi.

Si potrà organizzare un social network aziendale, sicuro e protetto, che consentirà all’utente di lavorare nei processi aziendali strutturati e non strutturati in cui è coinvolto utilizzando strumenti semplici, veloci, flessibili e intuitivi.

Si potranno allestire bacheche o spazi digitali condivisi che offrano la possibilità di tenere monitorate le attività in comune o di immettere notifiche o alert che possono essere ricevuti da tutti su ogni tipo di device.

Questi particolari strumenti favoriscono una gestione collaborativa delle pratiche e, nel caso di processi particolarmente articolati, permettono di integrare in modo automatico pratiche e flussi documentali semplificando l’attività degli utenti.

Tutto, naturalmente, sarà poi tracciabile e memorizzabile in modo che ciascun attore di un processo possa sempre verificarne lo stato, gli interventi degli altri componenti del team, potendo intervenire in modo rapido ed efficiente.

GLI STRUMENTI A DISPOSIZIONE

La migrazione al sistema digitale si compie passando dai fogli di carta ai documenti digitali in formato PDF e XML.

Le soluzioni più avanzate offrono la possibilità di gestire il documento informatico direttamente dal gestionale di riferimento.

L'autenticità e la provenienza dei documenti si ottiene tramite la firma elettronica, semplice o avanzata.

La data di formazione del documento si ottiene con l'apposizione della marca temporale.

La struttura IT basata sul cloud consente l'accesso ai dati da qualsiasi luogo e da qualsiasi device.

Il gestionale aziendale consente la condivisione dei progetti e l'accesso ai dati in modo selettivo e corrispondente ai vari ruoli aziendali.

Le riunioni aziendali si possono fare tramite videoconferenze e meeting.

I VANTAGGI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

La trasformazione digitale offre alle imprese varie opportunità per migliorare i propri processi operativi offrendo la possibilità di avvalersi di strumenti tecnologici avanzati che accrescono le potenzialità operative e in definitiva consentono di fornire prodotti o servizi sempre più evoluti ed efficienti.

Gestire in modalità digitale i documenti aziendali offre infatti vari vantaggi:

- riduzione dei volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;

- produzione di documenti inalterabili (non rovinati o illeggibili);

- accesso ai documenti in modo riservato (l’utente può accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo profilo, assegnato dal responsabile);

- riduzione degli spazi di archiviazione;

- riduzione dei costi di gestione e dei tempi di lavoro sul singolo processo;

- semplificazione nell'accesso al documento tramite una semplice connessione ad internet;

- semplicità nella gestione multi aziendale / multi sede;

- semplicità nell'integrazione con i sistemi informativi esistenti, dialogando con i database già utilizzati in azienda.

IL RITORNO ECONOMICO

La gestione documentale comporta una serie di ritorni economici dovuti principalmente al contenimento dei costi, tra questi:

- la riduzione dell’uso di carta, inchiostro per stampanti;

- la riduzione di armadi e scaffali che sottraggono spazio e comportano costi per risorse umane necessarie a gestirli;

- la riduzione dei tempi di ricerca e trasmissione dei documenti;

- il miglioramento dei protocolli aziendali per la condivisione degli stessi e la possibilità di intervenire in modo rapido rimuovendo errori ed inefficienze rilevate.

COSA POSSIAMO FARE

> Riorganizzare i vostri processi

> Creare una procedura specifica per il protocollo documentale

> Supportare il personale nell'utilizzo dei nuovi strumenti disponibili: gestionale dedicato, cloud, dispositivi di firma elettronica, ecc.

> Avviare la conservazione sostitutiva a norma

> Programmare ed erogare un'adeguata formazione del personale in varie modalità: corsi di formazione a distanza (FAD), aule virtuali, training on the job

> Supportare la completa digitalizzazione dei vostri archivi storici

Software gestionale integrato per:

  • Compliance 231
  • Compliance gdpr
  • Compliance L.190

Un team di professionisti offre un servizio integrato ad aziende o enti pubblici per adeguamento normativo o revisione dei processi aziendali.


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